Privacy

Privacy beleid

Scouting NS Rambonnet Elburg verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

 

Privacystatement

In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting NS Rambonnet Elburg, grotendeels via de ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

 

Lidmaatschapsregistratie

Na de evt proefperiode van enkele opkomsten worden de gegevens van een nieuw lid genoteerd op een papieren formulier, inclusief de SEPA incasso-verklaring, door de speltakleiding.

Dit ingevulde formulier wordt door de speltakleiding zsm en vertrouwelijk overgedragen aan groepssecretaris. De groepssecretaris voert de lidgegevens in Scouts Online, en draagt de SEPA gegevens over aan de penningmeester.

 

Het nieuwe lid van Scouting krijgt vanuit Scouts Online automatisch een bevestigingsmail, inclusief de toegangsgegevens naar het eigen, persoonlijk account.

Leden kunnen dan zelf hun gegevens bijhouden in Scouts Online. Daarnaast kunnen de speltakleiding en de groepssecretaris deze persoonijke gegevens aanpassen.

Voor Scouts Online, zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

 

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Per activiteit/kamp wordt een papieren versie van een gezondheidsformulier door de ouders ingevuld en als hard copy aan de leiding overgedragen. De leiding bewaart de formulieren vertrouwelijk tijdens het kamp. Na het kamp worden de formulieren bij de Groepsbegeleider ingeleverd, die deze formulieren nog 6 weken na afloop vertrouwelijk bewaart voordat ze vernietigd worden. Dit ivm het moeten kunnen overleggen van de evt verstrekte gegevens.

 

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik.

 

Scouting NS Rambonnet Elburg mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet op eigen initiatief registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam.

Het verstrekken van de juiste informatie, wanneer het van belang is, is daarmee de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

 

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard door de penningmeester en machtigingsgegevens worden geregistreerd in het boekhoudsysteem.

Het privacystatement van het boekhoudsysteem is te vinden op www.e-boekhouden.nl/privacy

De penningmeester van Scouting NS Rambonnet Elburg heeft q.q. inzicht in de financiële gegevens.

 

Contactlijsten

Iedere speltak-leiding heeft in Scouts Online de beschikking over namen, adresgegevens en telefoonnummers en emailadressen van leden en ouders van de betreffende speltak. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken.

 

Elk (jeugd-)lid van Scouting kan in Scouts Online de gegevens van de leden van de eigen speltak inzien, waarbij sommige gegevens van een individueel lid afgeschermd kunnen zijn.

Maakt de speltak wel gebruik van een fysieke lijst, dan zullen hier uitsluitend de voornamen en telefoonnummers van de leden en/of ouders op getoond worden, dus zonder adresgegevens. Tevens worden deze fysieke lijsten in een afgesloten ruimte bewaard.

 

Beeldmateriaal/Online media

Scouting NS Rambonnet Elburg maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting NS Rambonnet Elburg en als herinnering. Deze kunnen zowel op Facebook, Instagram, Snapchat, de website www.scoutingelburg.nl en voor drukwerk (zoals oa Scouting Magazine) gebruikt worden. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Deze toestemming is altijd in te trekken, of mocht je bezwaar hebben tegen een gepubliceerde foto dan kan je dit melden via: bestuur@scoutingelburg.nl en zal indien mogelijk de betreffende foto verwijderd worden.

 

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het

‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

 

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting NS Rambonnet Elburg binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via bestuur@scoutingelburg.nl Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Opgeven en opzeggen

 

Aanmelden van nieuwe leden gaat via de speltakleiding de gegevens hiervoor staat onder de rubriek speltakken.

 

Het inschrijfformulier voor de administratie is wel hier te downloaden en kunt u inleveren bij de speltakleiding

 

Opzeggen doet u via de speltakleiding én door het bij de ledenadministratie via de mail te melden, vergeet niet uw bankrekeningnummer erbij te vermelden.

Wil je ook lid worden? Klik dan hier voor meer informatie!